1. Belangrijke wensen en eisen

Aan het houden van een congres zitten voor uw bedrijf of organisatie natuurlijk een aantal specifieke wensen en eisen vast. Zet deze voor uzelf op een rijtje en maak aan de hand daarvan een voorlopig concept en programma op hoofdlijnen. Hier kan natuurlijk altijd later nog van afgeweken worden, maar een goede basis is belangrijk en dit maakt het voor uw potentiële locatiepartners stukken makkelijker om te begrijpen wat u plannen zijn en of en hoe ze kunnen helpen deze te realiseren.

2. Budget

Budget: het wordt vaak liever overgeslagen, maar u ontkomt er toch echt niet aan. Om ongewenste verrassingen te voorkomen, is het essentieel om een realistisch budget te maken en hier ook naar relevante partners in het event transparant over te zijn. Maak een budget voor de locatie, maar zeker ook voor zaken als (online) promotie, registratie en bijvoorbeeld ticketing. Vergeet vooral ook de post onvoorziene kosten niet. Als u zeer ervaren bent heeft u aan een 5% marge misschien genoeg. Anders is een marge van 10 tot 15% waarschijnlijk verstandiger.

3. Beschikbaarheid

Mogelijk heeft u al een paar locaties in uw hoofd en zou u graag uw congres daar willen organiseren. Belangrijk is om bij deze locaties op tijd de beschikbaarheid te controleren en dus ook een voorlopige datum te prikken. Nog op zoek naar een geschikte locatie? Kijk dan vooral op onze locaties pagina en laat u inspireren!

4. Bereikbaarheid

Niets is zo vervelend als een tekort aan parkeergelegenheden of een stroom bezoekers die vast staat in de file. Genoeg parkeergelegenheid is helaas niet altijd vanzelfsprekend. Ook niet op de meest bekende congreslocaties. Zorg er daarom voor dat er een ruime parkeerplaats is of kijk naar een parkeergarage in de buurt. Vraag uzelf verder af of een locatie goed bereikbaar is met het openbaar vervoer en of het nog wenselijk is op dit vlak nog wat extra informatie aan de deelnemers te verschaffen.

5. Faciliteiten

Wat is er benodigd voor tijdens het congres? Is er genoeg plek voor de hoeveelheid gasten die u vraagt? Zijn er voldoende sanitaire voorzieningen? Is de stroomvoorziening toereikend? Is er een garderobe en keuken? Check dit soort punten ruim van tevoren zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Het is dan ook het beste om meerdere locaties te bezoeken en de specialisten van deze locaties te vragen u te helpen en waar gewenst te finetunen. Heeft u hiervoor hulp of input nodig? Neem dan vooral contact met ons op!

6. Verschillende ruimtes

Tijdens het organiseren van een congres is het van belang dat er meerdere ruimtes beschikbaar zijn voor break-outs, parallelsessies en bijvoorbeeld een lunch of borrel. Het is voor deelnemers namelijk zeer wenselijk om niet de hele dag in één ruimte te zitten. Daarnaast wordt er tijdens een congres natuurlijk veel gesproken. Check hiervoor vooraf altijd even of er een goede akoestiek in de ruimtes is en/of er bijvoorbeeld extra akoestische gordijnen en/of speakers ingehuurd dienen te worden.

Is het voor u na het lezen van deze stappen checklist duidelijker geworden hoe u de juiste locatie voor uw congres vindt? En bent u nog opzoek naar een geschikte locatie of steun bij de organisatie van uw evenement? Convention Bureau Event Park Amsterdam is een onafhankelijk platform van 36 meeting- en eventorganisaties in de gemeente Haarlemmermeer en biedt een groot aantal mogelijkheden! Voor verdere informatie hierover kunt u onze locatiepagina bezoeken of contact met ons opnemen.