VRF is de vaste Audiovisuele (AV) partner van Convention Bureau Event Park Amsterdam. VRF is een fullservice audio-visuele partner in de eventbranche en creëert totaalconcepten. Ze werken samen met diverse partners voor o.a. de aankleding van een evenement en de verzorging van het entertainment. Ook kan je bij VRF terecht voor de losse inhuur van audio-visuele materialen zoals licht, geluid, video en rigging. Connie Peeman houdt zich bezig met New Business binnen VRF. Wij vroegen haar naar haar visie op de do’s en don’ts op AV-gebied tijdens evenementen.

DO’s

1.Vertalen van een doelstelling naar relevante content

Het is tijdens een online evenement heel belangrijk dat u het doel van het evenement vertaalt naar de juiste content. Wat wilt u de bezoeker tijdens een offline evenement meegeven? En hoe vertaalt u dit naar online? Relevante en goede content bepaalt het succes van een livestream.

Begin eerst met een goede voorbereiding. Wat is uw doelgroep? Hoe benadert u uw doelgroep? Welke spreker past het best bij de boodschap die u wilt overbrengen? Wanneer u dit op orde heeft, kunt u met inhoudelijk sterke content de beoogde bezoekers enthousiasmeren om aan uw event deel te nemen. Verleid hen om hun agenda te blokken, zich aan te melden of dat ticket te kopen! Breng alle content dan weer samen op de dag van het evenement én zorg ervoor dat deze daarna nog een tijdje on-demand te zien is.

2.Voorbereiding is het halve werk!

Wanneer alle content op orde is en de uitnodigingen de deur uit zijn dan gaat de technische voorbereiding beginnen. Check voorafgaande aan het evenement alle technische materialen of laat dit aan uw AV-specialist over. Hoe verleidelijk het ook is, laat de specifieke uitwerking voor uw evenement nog even voor wat het is en zorg eerst dat de basis van uw evenement staat als een huis.

3.Technische doorloop

Of het nu gaat om een online of offline evenement, een technische doorloop voorafgaand aan uw event is erg belangrijk. Een technische doorloop is een repetitie waarbij alle bewegingen, licht en geluid in z’n geheel worden doorgenomen, om er zeker van te zijn dat alles en iedereen op elkaar aansluit en de juiste content op het juiste moment ingezet wordt. Bij voorkeur wordt dit de dag voor het evenement gecontroleerd. Als er dan problemen ontstaan, dan zijn deze nog tijdig te verhelpen en/of aan te passen.   

DON’TS

     1. Last minute wijzigen

Zowel bij een online als een offline evenement is het een no go om last minute wijzigingen aan te brengen. Alles is van tevoren doorgesproken met de technici, de presentatoren, de organisatoren etc. Zij zijn op elkaar ingespeeld en dat zorgt voor een sterk resultaat. Wat dat betreft is het net een sportteam. Duidelijke communicatie vooraf is dus van groot belang!

     2. Langdradige livestream

Het komt vaak voor dat een offline evenement 1-op-1 wordt omgezet naar een online evenement, zonder dat daarbij de inhoud en de duur opnieuw wordt beoordeeld en wordt aangepast. Stel dat een evenement normaal vier uur duurt, dan kunt u het beste 1/4 van het tijdstuur aanhouden als u datzelfde event online wilt organiseren. Waarom? De spanningsboog bij een online event is veel moeilijker vast te houden en u wilt uw kijkers blijven verrassen en geboeid uw programma laten volgen.

3. Stressvolle troubleshooting

Als het goed is, is het hele evenement een dag van tevoren goed doorgelopen, maar het kan natuurlijk voorkomen dat de dag zelf toch iets anders loopt dan gepland. Probeer de stress die daarbij ontstaat niet op uw bezoeker of klant over te brengen. Zorg er dus voor dat u de juiste mensen op de juiste plekken heeft staan!

Na het lezen van deze do’s en don’ts op AV-gebied kan het bijna niet meer mis gaan tijdens uw evenement. Bent u geïnteresseerd in het organiseren van een evenement op locaties van en met leveranciers van Convention Bureau Event Park Amsterdam? Aarzel niet en neem vooral contact met ons op. Voor verdere informatie hierover kunt u onze locatiepagina bezoeken.